Pon Foco en tu Productividad: Cinco Pasos Fundamentales para Mejorar tus Resultados
Begoña Pabón

Pon Foco en tu Productividad: Cinco Pasos Fundamentales para Mejorar tus Resultados

Por Begoña Pabón | Coaching & Mentoring para el Liderazgo Empresarial | 24/03/2019 12:00

Hay aprendizajes que ya hemos hecho aunque solo sea por repetición y por haber escuchado las mismas recomendaciones una y otra vez.  Y uno de estos aprendizajes es el siguiente: sabemos que para lograr que las cosas estén hechas y/o para ser productivos es necesario tener un plan. Tambien hemos aprendido que para  iniciar nuevos proyectos lo mejor es empezar haciendo una lista de todo lo que es necesario hacer y/o de las necesidades a cubrir. Hasta aqui lo que casi todos sabemos pero… no hay que olvidar que existe una gran diferencia entre una “lista de cosas a hacer” y “un plan” ¿Conocemos la diferencia?…Y lo que es mas importante …¿Con que solemos trabajar en nuestras empresas?… El objetivo de este articulo hoy no es descubrir grandes “trucos de magia” para lograr ser mas productivos sino recordar lo mas obvio que seguramente todos ya sabemos pero que necesitamos recordar de vez en cuando. Recuerda que lo importante no es si lo sabes sino si lo haces. 

Un “to-do-list”como dicen los ingleses es simplemente eso…una lista de cosas por hacer. Es un conjunto de tareas desorganizadas que deben hacerse en algun momento  por alguien: recogen objetivos por hacer pero poco mas. Por el contrario,un plan es una estrategia de ejecución. Engloba todos los recursos necesarios para lograr de forma táctica un objetivo (incluidos tus propios esfuerzos y tareas).

Para desbloquear tu productividad personal y lograr realmente que las cosas importantes estén completadas, necesitas un plan. A continuacion te comparto 5 pasos basicos para diseñar un plan semanal que te asegure que tus proyectos e ideas sean realizables y que actúes de la forma mas productiva posible.

1. Ponlo por escrito

Es el paso mas importante y basico para mejorar tu productividad. Hazlo todo por escrito… y cuando digo todo es eso…¡todo!

Hay muchas razones para esto. Una de ellas es el hecho comprobado de que, poner por escrito la informacion, asegura un mayor indice de retencion.  Es bastante mas improbable que olvides una tarea importante si antes la has puesto por escrito, esperando ademas al final de la jornada para tacharla o darle el ok una vez completada. (uno de los pequeños placeres al final del dia que generan una mas que recomendable dosis de satisfaccion).

Aun mas allá de escribir tus tareas diarias, mi recomendacion es que tambien tomes notas de cualquier cosa que aparezca en tu horizonte inmediato… por ejemplo, si tienes una reunion importante en un par de semanas, ponlo en tu planificacion…De esta forma no solo te estarás asegurando de que nada se escapa a tu radar sino que ademas estarás “evitando ruidos a tu mente” para poder concentrarte en las fechas limites mas inminentes.

2. Desmenuza en tareas mas pequeñas

Un detalle importante: no hagas lista de cosas o tareas sin mas…haz listas de metas/objetivos.

El secreto de una buena lista de “cosas a hacer” es que normalment incluye tareas que puedes ejecutar en una cantidad de tiempo determinada y en un lugar especifico.  Por el contrario, cuando hablamos de metas nos referimos a temas mas amplios y que, con frecuencia, requieren de varios pasos para lograrlos.  Si los reflejamos de esta forma nos va a resultar complejo poder ejecutarlos y ademas, no podremos darles el “OK” al final de un dia de trabajo.

¿Que hacer entonces?…Simplemente divide tus objetivos en tareas mas pequeñas y manejables... Como se suele decir por aqui en terminos simpaticos…¿Come metes a un elefante en un Seicientos”… Cortandolo a pedacitos!…Y como decia Henry Ford... "no hay objetivo particularmente dificil si lo divides en pequeñas tareas

3. Establece claramente tus Prioridades

Hay una cita que reza…”Puedes hacer cualquier cosa pero, no puedes hacerlo todo” . Puedes escribir todas tus tareas pero seguramente no puedas hacerlas todas en un solo dia.  ¿La solucion?… Planifica estableciendo prioridades sobre lo que es necesario que se haga  hoy, lo que necesitas hacer esta semana y lo que seria deseable hacer ademas si el tiempo lo permite. Planifica tu dia en base a estas prioridades, clasificando tareas por su importancia y/o sus fechas limites.

4. Manten tu Mision y tus Metas presentes en el centro de tus planteamientos

Para realizar esta tarea de priorizacion  es importante que tengas en cuenta no solo tus metas mas inmediatas sino tambien tus metas y objetivos a medio plazo y tu misión a largo plazo. No tienen obviamente la misma consideracion pero todos son elementos significativos a la hora de establecer y definir esas prioridades.

Tu misión es el  objetivo a largo plazo  en el que , tanto tu como tu equipo y tu organizacion estan trabajando para lograrlo. Y como tal mision debe ser realizable, si bien a priori es algo mas complejo y de mas largo recorrido. Incluso a menudo esta mision no tiene un punto final. Es algo sobre lo que trabajas de forma consistente como una direccion, un rumbo hacia el que te diriges, con cada tarea o proyecto que desarrollas.

En el otro extremo, tu meta debe estar claramente formulada para hacerla alcanzable a mas corto plazo.  Son afirmaciones que reflejan lo que debes hacer para completar un determinado objetivo. Y ademas debe ser una meta personal (relacionada con comportamientos y/o habitos)

Si juntamos mision y metas podremos tener una referencia para ayudarnos a priorizar las tareas que necesitamos completar y el orden de las mismas asi como el esfuerzo requerido.  Una tarea de alta prioridad siempre estará al servivio de tu mision y de tu meta.

5. Aplica tus Habitos de Productividad Personal

Todos tenemos nuestros propios bioritmos... ¿has oido hablar de los perfiles "buho" y "alondra"... ¿Piensas mejor por la mañana cuando tu energia y tus ideas estan frescas…?  O por el contrario ¿necesitas un par de tazas de cafe y algunos momentos de reflexion previa para realmente enfocarte en tu trabajo?… No hay una unica formula correcta para empezar tu dia…solo necesitas identificar cuales son los patrones que mejor funcionan para ti. Y cuando los conozcas, adapta tu plan para adecuarlo a tus picos de mayor productividad.

Por ejemplo, si tu estas mas concentrado por la tardes, planifica tus tareas mas demandantes en esa franja horaria y reserva las mañanas para tareas que requieran una menor concentracion.  Obviamente esta simple recomendacion no basta para cubrir todos los aspectos relacionados con tus habitos personales… Hay varias preguntas que tambien necesitas hacerte y reflexionar:

1. ¿que te lleva a demorar o retrasar tareas? (procrastinar)

2. ¿que tipo de tareas te dan mas energia y cuales te la roban?…

3. ¿que tareas haces mas facilmente y por que y que tareas te roban mas tiempo?

4. ¿con que tareas entras en un estado de flujo y cuales parecen convertirse en tus “sapos”?

En la medida en que sepas mas sobre tus habitos y tus comportamientos mas productivos, trata de adaptar tu forma de planificar a tu estilo personal.

Son 5 pasos muy basicos que todos hemos oido e incluso aplicamos con frecuencia pero… ¿quizas no siempre?… De ser asi, como en otras ocasiones, párate, reflexiona sobre las causas que te llevan a esta no accion y toma la decision de qué nuevo hábito vas a transformar y para qué. 

Y si no sabes como lograrlo o quieres que te acompañe en el proceso de mejorar tu productividad y con ello los resultados de tu empresa o de tu equipo no dudes en contactar conmigo y agendemos una charla tranquila. Será un placer conocerte. 

Begoña Pabón

Autor: Begoña Pabón

Estoy aquí para acompañarte en tu camino hacia tu liderazgo definitivo y compartir contigo mi experiencia y la de mis clientes en estos últimos 9 años  para que no cometas los mismos errores que ellos  y ahorres esfuerzo y energía consiguiendo lo que de verdad anhelas y te mereces. 


Quiero trabajar contigo para despertar en ti ese líder que todos tenemos dentro y que nos hace ganadores… ese líder que va a transformar la forma que en vives tu día a día en tu negocio, que va a cambiar la forma en que te relacionas con tus equipos o con tus colaboradores, ese líder que va a tomar el dominio de sus recursos  para iniciar definitivamente el ascenso a la ansiada cima que has soñado. 

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